План на день рушится с первого звонка: как составить план, который выдержит сбои
Утром две минуты — на вероятные сбои дня и заранее решённый ход для каждого: что сдвигается, что выпадает первым и где в дне запас.
Тема:Как расставлять приоритеты и планировать день, когда дел больше, чем часов
В девять вы садитесь за отчёт, в четверть десятого звонит клиент, к одиннадцати приходят три срочные просьбы — и к обеду план дня описывает какой-то другой день. Вывод напрашивается сам: планировать бессмысленно. Приём «План на сбои» добавляет к списку дел вторую часть: утром за пару минут вы прикидываете, что сегодня вероятнее всего вмешается, и заранее решаете, что при этом сдвинется, а что выпадет первым.
Почему обычный план так легко ломается о прерывания, разобрано в опоре раздела.
Исследователи различают два вида дневного плана. Первый — список-расписание: что делать, в каком порядке и когда. Второй — план на сбои: человек заранее прикидывает, что может его прервать, и решает, что тогда делать. В дневниках 187 сотрудников, которые две рабочие недели каждый день отмечали, как прошёл день, польза обычного плана зависела от числа прерываний и в дни с частыми прерываниями слабела. Польза плана на сбои от числа прерываний не зависела [1].
О силе доказательств прямо. Это одно исследование, и всё в нём — и планы, и результат — сотрудники оценивали сами, поэтому оно показывает связь, причина не доказана. Отдельного эксперимента с планом на сбои мы не нашли. Этот приём — бытовая версия того, что в исследовании называли планом на сбои: шаги собраны по его описанию.
Когда пригодится план на сбои
- День почти всегда кто-то перекраивает: звонки, срочные просьбы, дети, чужие дедлайны.
- После первого сбоя вы бросаете план целиком и дальше живёте входящими.
- К вечеру главное не сделано, хотя весь день вы были заняты.
- Обратный случай: если хаос в делах держится месяцами и мешает во всех сферах или неделями идёт вместе с подавленностью — сверьтесь с самопроверкой «перегруз или сигнал».
Где видно, что план держит удар
- После сбоя вы знаете, что сдвинуть, и не пересобираете день заново.
- Первым выпадает то, что вы утром назначили на выпадение, а главное чаще доживает до вечера.
- В вечернем списке типичных сбоев вы всё чаще узнаёте свои дни.
- Ориентир редакции, не данные исследований: первые признаки — через одну-две недели, и не все сразу.
План на сбои нужен там, где у дня есть хотя бы своя часть. Если работа целиком состоит из прерываний — дежурство, линия поддержки, маленький ребёнок дома, — сделать день предсказуемым он не сможет. Там полезнее короткие окна и одно обязательное дело на день из приёма «Must-Do / Could-Do». Как вернуться к задаче после того, как вас прервали, — вопрос внимания; его разбирает приём «Прерывания» из раздела «Фокус».
Приём про устройство дня. Если день ломают собственная усталость и подавленность, которые держатся неделями, это вопрос состояния, и для него есть отдельная самопроверка. Такой приём самопомощи не заменяет разговора со специалистом. Если появились мысли о смерти или о том, чтобы причинить себе вред, откройте страницу «Если сейчас плохо».
Как хрупкий план связан с остальными причинами нехватки времени, — в карте решений опоры «Время и приоритеты». Если уезжает сам срок, продолжение — в приёме «Сколько на самом деле»; если трудное дело всё время достаётся уставшей голове — в приёме «Трудное — в ясные часы».
Автор идеи и программы GroMind. Собрал путеводитель, который сам всегда искал.
Образовательный материал. Не заменяет консультацию специалиста.
Доказательная база
Обсуждается
- Parke, Weinhardt, Brodsky, Tangirala & DeVoe 2018 — дневниковое исследование: 187 штатных сотрудников из США, 10 рабочих дней, 1 465 дневных записей; польза плана-расписания зависела от числа прерываний, польза плана на сбои от него не зависела; все меры, включая результат, — самоотчёт, причинность авторы не устанавливают [1]
- отдельного эксперимента с планом на сбои мы не нашли; шаги приёма собраны по описанию из этого исследования
Источники 1
- Parke M.R., Weinhardt J.M., Brodsky A., Tangirala S., DeVoe S.E., 2018 — When daily planning improves employee performance: The importance of planning type, engagement, and interruptions. J Appl Psychol, 103(3), 300–312.
Бесплатный материал: «5 шагов к порядку в голове и жизни»
Короткий PDF о том, как разгрузить голову, когда дел больше, чем сил. Оставьте почту — пришлём ссылку на материал. Отдельной галочкой можно подписаться на новые разборы; отписаться можно в один клик.