Всё занимает больше времени, чем планировалось: как оценивать сроки по прошлому опыту
Как назначать срок по прошлым похожим делам: вспомнить и связать их с текущим, разложить дело на части со связками, записывать «прогноз — факт».
Тема:Как расставлять приоритеты и планировать день, когда дел больше, чем часов
Отчёт «на два вечера» занимает неделю, ремонт «на месяц» растягивается на три, а поездка в банк «на час» съедает полдня. Каждый раз находится своя причина, и следующий срок снова назначается по лучшему сценарию. Приём «Сколько на самом деле» меняет опору оценки: вы берёте похожие дела из своего прошлого, связываете их с текущим, раскладываете дело на части вместе со связками и назначаете срок по записанному факту.
Почему свой срок почти всегда кажется короче, чем выходит, разобрано в опоре раздела.
Психологи называют это ошибкой планирования. В классическом цикле исследований Buehler и коллег студенты, писавшие выпускную работу, в среднем рассчитывали управиться за 33,9 дня, а потратили 55,5; в свой прогноз уложились меньше трети. В том же цикле сдвиг исчезал в одном случае: когда перед прогнозом человек вспоминал похожие прошлые дела и прямо связывал их с текущим; просто вспомнить было мало [1].
Вторая часть приёма — раскладка на части. Когда людей просили перечислить части многосоставного дела, их оценки становились длиннее, в части экспериментов — ближе к факту, и сильнее всего это работало на сложных делах [2].
О силе доказательств прямо. Части приёма проверяли по отдельности, в основном на студентах и в учебных заданиях; всего пакета — вспомнить, связать, разложить, записать факт — в одном испытании нет. Даже удачный прогноз в этих опытах становился менее смещённым, но не точнее по разбросу. Поэтому цель приёма скромная: чтобы срок перестал систематически уезжать в одну сторону.
Когда пригодится счёт по прошлому
- Дело в несколько шагов — отчёт, ремонт, переезд, поездка, — и вы знаете за собой, что такие дела растягиваются.
- Срок назначаете вы сами или можете его обсудить и хотите назвать тот, который выдержите.
- У каждого сорванного срока находится своя разовая причина: заболел, задержали, не ответили.
- Обратный случай: если хаос со сроками держится месяцами и мешает во всех сферах или неделями идёт вместе с подавленностью — сверьтесь с самопроверкой «перегруз или сигнал».
Где видно, что счёт по прошлому прижился
- Разрыв между прогнозом и фактом в ваших записях сокращается и всё реже уходит в одну сторону.
- Называя срок, вы вспоминаете конкретные прошлые дела вместо лучшего случая.
- Дорога, ожидание ответа и согласования видны в плане заранее.
- Ориентир редакции, не данные исследований: первые признаки — через две-три недели записей, и не все сразу.
Приём работает с оценкой своих дел, у которых есть похожее прошлое. Для дела, которое вы делаете впервые, опереться не на что: остаются раскладка на части и запас, а после — первая строка «прогноз — факт». Память тоже подводит: прошлые дела в среднем вспоминаются короче, чем шли, особенно те, что подлиннее [3], поэтому опора здесь — запись. У совсем коротких дел, в пару минут, ошибка обратная: их длительность скорее преувеличивают [4]. Если срок назначаете не вы, приём даёт довод для разговора о сроке, а решение остаётся за тем, кто его ставит.
Это приём самопомощи, он не заменяет разговора со специалистом, если срывы сроков тотальны и тянутся годами. Если появились мысли о смерти или о том, чтобы причинить себе вред, откройте страницу «Если сейчас плохо».
Как ошибка прогноза связана с остальными причинами нехватки времени, — в карте решений опоры «Время и приоритеты». Если неделя переполнена потому, что вы согласились на лишнее, продолжение — в приёме «Пауза перед „да“»; если большая цель не складывается в дела на неделю — в приёме «Декомпозиция целей».
Автор идеи и программы GroMind. Собрал путеводитель, который сам всегда искал.
Образовательный материал. Не заменяет консультацию специалиста.
Доказательная база
Надёжно
- Buehler, Griffin & Ross 1994, исследование 1 — 37 студентов, писавших выпускную работу: прогноз в среднем 33,9 дня, факт 55,5 дня; в свой прогноз уложились 29,7 %; средние — по 33 сдавшим [1]
- Buehler и др. 1994, исследование 4 — вспомнить похожие прошлые дела и связать их с прогнозом: в срок уложились 60,0 % (n = 40) против 38,1 % («только вспомнить», n = 42) и 29,3 % (контроль, n = 41); прогнозы менее смещённые, но не точнее; студенты, учебное задание [1]
Обсуждается
- Kruger & Evans 2004 — подсказка перечислить части многосоставного дела давала более длинные оценки, в двух экспериментах из пяти — ближе к факту; эффект сильнее для сложных дел; прочитана аннотация, полный текст закрыт [2]
- Roy, Christenfeld & McKenzie 2005 — нарративный обзор: прогноз длительности занижен отчасти потому, что занижена память о прошлых делах, особенно подлиннее [3]
- Roy & Christenfeld 2008 — для дел от 1 до 15 минут короткие (меньше 2 минут) и вспоминались, и прогнозировались с завышением, длинные — с занижением [4]
- ход «сколько это заняло бы у коллеги» — практика по мотивам данных о сторонних наблюдателях (Buehler 1994, исследование 5), сам ход не проверялся; приём целиком в одном испытании не проверялся
Источники 4
- Buehler R., Griffin D., Ross M., 1994 — Exploring the "planning fallacy": Why people underestimate their task completion times. JPSP, 67(3), 366–381.
- Kruger J., Evans M., 2004 — If you don't want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy. JESP, 40(5), 586–598.
- Roy M.M., Christenfeld N.J.S., McKenzie C.R.M., 2005 — Underestimating the duration of future events: Memory incorrectly used or memory bias? Psychological Bulletin, 131(5), 738–756.
- Roy M.M., Christenfeld N.J.S., 2008 — Effect of task length on remembered and predicted duration. Psychonomic Bulletin & Review, 15(1), 202–207.
Бесплатный материал: «5 шагов к порядку в голове и жизни»
Короткий PDF о том, как разгрузить голову, когда дел больше, чем сил. Оставьте почту — пришлём ссылку на материал. Отдельной галочкой можно подписаться на новые разборы; отписаться можно в один клик.